Deelnemersvoorwaarden Delft Fringe Festival 2020

Het Delft Fringe Festival is een 11 dagen durend festival waarvan de tiende editie plaatsvindt van donderdag 28 mei tot en met zondag 7 juni 2020. 

Op ongeveer 25 verschillende locaties in de historische binnenstad van Delft presenteren zich 50 verschillende makers. Deze makers spelen een voorstelling die valt in de categorie uitvoerende kunsten: muziek, musical, opera, ballet, moderne dans, toneel, muziektheater, jeugdtheater, cabaret en kleinkunst. Ook multimedia, live-art, clownerie en circus zijn welkom op het festival. Voorstellingen vinden voornamelijk plaats op prachtige en unieke locaties in de historische binnenstad van Delft.

Het Delft Fringe Festival:

  • kent een open call, die alle makers in de gelegenheid stelt om zich aan te melden voor het festival;
  • creëert een warme en uitnodigende omgeving waarin makers uit binnen- en buitenland elkaar leren kennen, kennis uitwisselen en deelnemen aan workshops;
  • stelt makers de uitdaging om een voorstelling meerdere malen te spelen op één (of meerdere) bijzondere locaties die de binnenstad van Delft rijk is. Denk hierbij bijvoorbeeld onder andere aan een molen, een Japanse tuin, een woonboot, een kerk en een stadsboerderij. Deze locaties zijn toegankelijk voor een breed publiek. Het Delft Fringe Festival daagt makers uit om de bijzondere locatie op enige wijze te integreren in de voorstelling. Synergie tussen locatie en voorstelling wordt door zowel de organisatie, als de festivalbezoekers ten zeerste gewaardeerd;
  • ziet de kracht van het dicht op het publiek spelen en moedigt alle vormen van contact tussen maker en publiek aan;
  • nodigt programmeurs en scouts uit heel het land uit om het festival te komen bezoeken, met als doel hen actief te informeren over het aanbod van het festival om zo een springplank functie te vervullen voor opkomende makers;
  • reikt ieder jaar een publieksprijs uit aan de voorstelling met de hoogste publieksscore. De winnaar van de publieksprijs speelt de openingsvoorstelling op Delft Fringe Festival 2021 en siert ook het campagnebeeld van deze editie.

Het Delft Fringe Festival kent een open inschrijving. De volgende zaken zijn daarbij van kracht:

ALGEMENE ZAKEN
Het Delft Fringe Festival schept een algemeen festival kader. Het festival faciliteert speellocaties, stelt het programma samen, draagt zorg voor de algemene promotie en kaartverkoop van het festival.

Deelnemende makers en het Delft Fringe Festival gaan een overeenkomst aan.

AANMELDEN EN SELECTIE
Makers kunnen zich uitsluitend aanmelden voor deelname via een online aanmeldsysteem, dat toegankelijk is via: http://aanmelden.delftfringefestival.nl.

Aanmeldingen worden geaccepteerd tot en met 31 december 2019.

Nadat een account is aangemaakt, krijgt de maker toegang tot een profiel wat volledig ingevuld dient te worden. De programmeurs zullen zich baseren op de informatie die via het profiel wordt verstrekt. Nadat de aanmeldperiode is verstreken, maken de programmeurs een selectie. 

Deze selectie wordt gemaakt op basis van inzicht, ervaring, capaciteit, diversiteit, originaliteit en professionaliteit.

Het streven is om de selectie in januari 2020 rond te hebben.

Speeldata, locaties en speeltijden worden door het Delft Fringe Festival toegekend aan deelnemende makers. Eigen locaties kunnen niet aangedragen worden. Tijdens de aanmelding is er een mogelijkheid om algemene voorkeuren in aan te geven. De programmeurs zullen hier zoveel mogelijk rekening mee houden. Er kunnen geen garanties worden gegeven dat voorkeuren integraal zullen worden overgenomen.

Over de selectie kan niet worden gecorrespondeerd.

DEELNEMERSBIJDRAGE
Het Delft Fringe Festival hanteert een deelnamebijdrage van € 50,00 (ex. 21% BTW). Dit bedrag dient uitsluitend betaald te worden zodra een maker is geselecteerd voor deelname aan het festival. De deelnemersbijdrage dient uiterlijk 1 maart 2020 betaald te zijn. De bijdrage wordt onder andere ingezet ter promotie van het festival en zal worden besteed aan workshops voor deelnemende makers.

ANNULERING DEELNAME
Indien een maker geselecteerd is, is het tot en met 31 januari 2019 mogelijk om de deelname te annuleren. 

Vanaf 1 maart 2019 is het niet meer mogelijk om de deelname te annuleren. Mocht de maker na 1 maart 2019, om welke reden dan ook, besluiten om niet meer deel te nemen aan het festival, dan worden er annuleringskosten in rekening gebracht van € 250,00. De deelnemersbijdrage zal niet gerestitueerd worden.

LENGTE VOORSTELLING
De minimale duur van een voorstelling is 15 minuten en de maximale duur is 30 minuten. Het is niet toegestaan om een voorstelling op te delen in meerdere blokken van 30 minuten. De voorstelling moet in zijn volledigheid starten en stoppen binnen deze tijdslimiet.

Het is niet toegestaan om een voorstelling langer dan 30 minuten op te voeren. Bezoekers hebben dan geen tijd meer om op tijd bij een volgende voorstelling te arriveren. Niet alleen bezoekers, maar ook andere deelnemende makers worden hiermee benadeeld.

AANTAL VOORSTELLINGEN
Het streven is om alle deelnemende makers tussen de 6 en 10 speelmomenten aan te bieden in het reguliere programma gedurende de gehele festival periode. Het Delft Fringe Festival hanteert een blokkenschema van 4 voorstellingen per dagdeel per locatie, verdeeld over twee makers. De makers spelen ieder 2 voorstellingen, om en om. Op deze manier start er ieder uur een voorstelling, die maximaal een half uur duurt. Na de voorstelling is er 15 minuten de tijd om een nieuwe voorstelling voor te bereiden, dan wel af te bouwen.

Deze hoeveelheid aan speelbeurten geeft de mogelijkheid om een breed publiek te leren kennen, de voorstelling door te ontwikkelen en inkomsten te genereren.

VERGOEDING
Deelname is voor eigen rekening en eigen risico. Het Delft Fringe Festival biedt de deelnemende makers geen vaste vergoeding. Deelnemende makers krijgen een vergoeding op basis van een partageregeling van 80% voor de maker, 20% voor het festival.

Tijdens het festival betalen bezoekers entree met de zogenoemde Delft Fringe Festival Munt. Eén munt heeft een waarde van € 2,50 (incl. 9% BTW). Bezoekers betalen bij aanvang van iedere voorstelling 2 festivalmunten entree. Per verdiende munt krijgt de maker dus € 2,00 (incl. 9% BTW) en het Delft Fringe Festival € 0,50. 

Munten kunnen na afloop ingeleverd worden in het festivalhart (Rietveld Theater) bij het hoofd kassa. Munten kunnen tot de laatste festivaldag 17:00 uur ingeleverd worden.

Bezoekers hebben tevens de mogelijkheid om online een kaartje tot een voorstelling te kopen. Online voorverkoop zal beperkt zijn tot de helft van de locatie capaciteit per voorstelling. Bezoekers betalen per online kaartje extra boekingskosten. De uiteindelijke vergoeding per online verkochte ticket is voor makers gelijk aan de opbrengst van de bezoekers die entree betalen met Delft Fringe Festivalmunten.

De opbrengst per munt is inclusief het op dat moment geldende lage BTW tarief.

Uitbetaling vindt plaats op basis van:

  • facturering: de maker (of een vertegenwoordiger) stuurt een factuur nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa.
  • een gageverklaring: de maker levert een volledig ingevulde gageverklaring in, inclusief kopie paspoort nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa. Maximaal € 163,00 per lid van de groep. Zie https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/handleiding_lh_artiesten_en_ber_sporters_2015_lh0231t51fd.pdf voor meer informatie over de Artiesten- en beroepssportersregeling.
  • payrolling: via een payrolling service stuurt de maker een factuur nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa. Eventueel extra kosten die voor de service gerekend worden, zijn voor rekening van de maker. Voorbeeld van een payrolling service is http://www.raakvlak.nl

Ook is het toegestaan om na de voorstelling met de pet rond te gaan. De opbrengst van de ronde is geheel voor de maker.

Het Delft Fringe Festival vergoed geen reiskosten, verblijfskosten, opslagkosten, sejours, technische productie.

ENTREEPRIJS EN KORTING VIA FESTIVALBANDJE
Munten en festivalbandje
Het Delft Fringe Festival hanteert een vaste prijs van 3 munten (€7,50 (incl. 9% BTW)) per voorstelling. Het is voor maker niet niet mogelijk een andere prijs te hanteren. Echter, in de regel betalen bezoekers slechts 2 munten (€5,00 (incl. 9% BTW)).

Het Delft Fringe Festival doet namelijk haar best om het publiek te stimuleren om meerdere voorstellingen te bezoeken, om zo veel mogelijk nieuwe makers te ontdekken. Het Delft Fringe Festival biedt haar bezoekers de mogelijkheid om een Delft Fringe Festivalbandje aan te schaffen. Dit festivalbandje geeft gedurende het gehele festivalperiode een structurele korting van 1 munt per voorstelling. Voor voorstellingen die dus in de uitingen 3 munten kosten, betaalt de bezoeker slechts 2 munten. De maker krijgt dus altijd de toegekende waarde van 2 munten voor een voorstelling.

De ervaring leert dat makers meer bezoekers krijgen door middel van deze kortingsactie.

Online ticket sale
Het Delft Fringe Festival verkoopt in aanloop naar en tijdens het festival ook tickets per voorstelling. Deze kunnen uitsluitend via de website van het Delft Fringe Festival aangeschaft worden. Maximaal 50% van de capaciteit per voorstelling is gereserveerd voor online kaartverkoop. Bezoekers die online een ticket hebben aangeschaft hebben gegarandeerd toegang tot de voorstelling. De afdracht van het Delft Fringe Festival aan de maker per verkocht ticket is gelijk aan 2 munten (€5,00 (incl. 9% BTW)).

VRIJKAARTEN
Het Delft Fringe Festival behoudt zich de mogelijkheid om gasten gratis toegang te geven tot de voorstelling en zal dit onder andere inzetten om programmeurs en professionals de voorstellingen te laten bezoeken ter promotie van de deelnemende makers en het festival. Ook de makers krijgen per dagdeel 2 vrijkaarten. Deze vrijkaarten kunnen enkel ingezet worden door vooraf de gebruikers van de vrijkaarten aan te melden bij de programmeur.

Deelnemende makers kunnen gratis voorstellingen van andere deelnemende makers bezoeken, mits de voorstelling niet vol is. Indien een voorstelling niet uitverkocht is, krijgen vrijwilligers gratis toegang tot de voorstelling. Betalende bezoekers hebben ten alle tijden voorrang op niet betalende bezoekers.

PRODUCTIE EN TECHNIEK
Het Delft Fringe Festival draagt in geen enkel geval en in geen enkele vorm zorg voor de productie van de voorstelling van deelnemende makers. Deelnemers zijn in alle opzichten, zonder uitzondering, verantwoordelijk voor de volledige productie van de voorstelling.

Ook is het Delft Fringe Festival niet in staat om enige vorm technische ondersteuning aan te bieden. Indien er gebruik gemaakt zal worden van techniek, dan zal de deelnemer dit zelf dienen te organiseren.. Eventueel deelnemende theaters voorzien ook niet per definitie in techniek. Het gebruik van techniek is op eigen kosten.

Mocht er sprake zijn van technische ondersteuning, dan is het een strikte vereiste dat deze in 15 minuten opgebouwd, dan wel afgebouwd kan worden. Locaties worden namelijk gedeeld met andere makers.

Techniek dient ten alle tijden in overleg met de toegewezen locatie ingezet te worden.

LOCATIES
Het Delft Fringe Festival biedt de deelnemende maker één of meerdere speellocaties aan. De speellocaties zijn veelal van origine niet bestemd als podium. Er is dan ook veelal geen theateropstelling mogelijk. 

Het is deelnemende makers daarom verplicht om contact opnemen met de toegewezen locatie(s). Er kan kennis gemaakt worden en wederzijdse verwachtingen kunnen uitgesproken worden. Het is niet toegestaan om eigen locaties aan te dragen.

MARKETING & PR
Het marketingteam van het Delft Fringe Festival zet zich in om het festival in algemene zin breed onder de aandacht te brengen. Deelnemende makers zijn zelf verantwoordelijk voor de publiciteit van de individuele voorstellingen. Voorafgaand aan het festival moedigen we deelnemende makers aan promotie te maken. Tijdens het festival is het mogelijk om via parade maken, posters en flyers de voorstelling extra onder de aandacht van de bezoekers te brengen. Via workshops zal er informatie en expertise op het gebied van marketing worden gedeeld.

WORKSHOPS
Het Delft Fringe Festival organiseert twee workshopdagen voor makers, waarbij aanwezigheid verplicht is voor makers die geselecteerd zijn voor deelname.

  • Kick-off & Promo workshop op 15 februari 2020
  • Parade maken op 25 april 2020

Aan bovenstaande uitgangspunten kunnen geen rechten worden ontleend. Het Delft Fringe Festival behoudt het recht om de Deelnemersvoorwaarden Delft Fringe Festival 2020 ten alle tijden aan te passen. 

Het Delft Fringe Festival is ondergebracht in Stichting Delft Fringe Festival.