[For English see below]

Deelnemersvoorwaarden Delft Fringe Festival 2019

Het Delft Fringe Festival is een 13 dagen durend festival waarvan de negende editie plaatsvindt van woensdag 31 mei tot en met maandag 10 juni 2019. Op ongeveer 25 verschillende locaties in de historische binnenstad van Delft presenteren zich meer dan 50 verschillende makers. Deze makers spelen een voorstelling die valt in de categorie uitvoerende kunsten: muziek, musical, opera, ballet, moderne dans, toneel, muziektheater, jeugdtheater, cabaret en kleinkunst. Ook multimedia, live-art, clownerie en circus zijn welkom op het festival. Voorstellingen vinden voornamelijk plaats op prachtige en unieke locaties in de historische binnenstad van Delft.

Het Delft Fringe Festival:

  • creëert een warme en uitnodigende omgeving waarin makers uit binnen- en buitenland elkaar leren kennen, kennis uitwisselen en deelnemen aan workshops;
  • stelt makers de uitdaging om een voorstelling meerdere malen te spelen op één (of meerdere) bijzondere locaties die de binnenstad van Delft rijk is. Denk hierbij bijvoorbeeld onder andere aan een Molen de Roos, een Japanse tuin, een woonboot, een café, een kerk en een stadsboerderij. Deze locaties zijn toegankelijk voor een breed publiek. Het Delft Fringe Festival daagt makers uit om de bijzondere locatie op enige wijze te integreren in de voorstelling. Synergie tussen locatie en voorstelling wordt door zowel de organisatie, als de festivalbezoekers ten zeerste gewaardeerd;
  • ziet de kracht van het dicht op het publiek spelen en moedigt alle vormen van contact tussen maker en publiek aan;
  • nodigt programmeurs en scouts uit heel het land uit om het festival te komen bezoeken, met als doel hen actief te informeren over het aanbod van het festival om zo een springplank functie te vervullen voor opkomende makers;
  • reikt ieder jaar een publieksprijs uit aan de voorstelling met de hoogste publieksscore. De winnaar van de publieksprijs speelt de openingsvoorstelling op Delft Fringe Festival 2019 en siert ook het campagnebeeld van deze editie.

Het Delft Fringe Festival kent een open inschrijving. De volgende zaken zijn daarbij van kracht:

ALGEMENE ZAKEN

Het Delft Fringe Festival schept een algemeen festivalkader, waaronder het faciliteren van speellocaties en het samenstellen van een programma en draagt zorg voor de algemene promotie en kaartverkoop van het festival.

Deelnemende makers en het Delft Fringe Festival gaan een overeenkomst aan.

AANMELDEN

Makers kunnen zich aanmelden voor deelname via een online aanmeldsysteem, dat uitsluitend toegankelijk is via: http://aanmelden.delftfringefestival.nl.

Aanmeldingen worden geaccepteerd tot en met 30 november 2018.

Nadat een account is aangemaakt, krijgt de maker toegang tot een profiel wat volledig ingevuld dient te worden. De programmeurs zullen zich baseren op de informatie die via het profiel wordt verstrekt. Nadat de aanmeld periode is verstreken, maken de programmeurs een selectie. Deze selectie wordt gemaakt op basis van inzicht, ervaring, capaciteit, diversiteit, originaliteit en professionaliteit.

Het streven is om de selectie in januari 2019 rond te hebben.

Speeldata, locaties en speeltijden worden door het Delft Fringe Festival toegekend aan deelnemende makers. Eigen locaties kunnen niet aangedragen worden. Tijdens de aanmelding is er een mogelijkheid om algemene voorkeuren in aan te geven. De programmeurs zullen hier zoveel mogelijk rekening mee houden. Er kunnen geen garanties worden gegeven dat voorkeuren integraal zullen worden overgenomen.

Over de selectie kan niet worden gecorrespondeerd.

DEELNEMERSBIJDRAGE

Het Delft Fringe Festival hanteert een deelnamebijdrage van € 50,00 (excl. BTW). Dit bedrag dient uitsluitend betaald te worden zodra een maker is geselecteerd voor deelname aan het festival. De deelnemersbijdrage dient uiterlijk 1 februari 2019 betaald te zijn. De bijdrage wordt onder andere ingezet ter promotie van het festival en zal worden besteed aan workshops voor deelnemende makers.

ANNULERING DEELNAME

Indien een maker geselecteerd is, is het tot en met 28 februari 2019 mogelijk om de deelname te annuleren. Vanaf 1 maart 2019 is het niet meer mogelijk om de deelname te annuleren. Mocht de maker na 1 maart 2019, om welke reden dan ook, besluiten om niet meer deel te nemen aan het festival, dan worden er annuleringskosten in rekening gebracht van € 250,00. De deelnemersbijdrage zal niet gerestitueerd worden.

LENGTE VOORSTELLING

De minimale duur van een voorstelling is 15 minuten en de maximale duur is 30 minuten. Het is niet toegestaan om een voorstelling op te delen in meerdere blokken van 30 minuten. De voorstelling moet in zijn volledigheid starten en stoppen binnen deze tijdslimiet.

Het is niet toegestaan om een voorstelling langer dan 30 minuten op te voeren. Bezoekers hebben dan geen tijd meer om op tijd bij een volgende voorstelling te arriveren. Niet alleen bezoekers, maar ook andere deelnemende makers worden hiermee benadeeld.

AANTAL VOORSTELLINGEN

Het streven is om alle deelnemende makers tussen de 6 en 10 speelmomenten aan te bieden in het reguliere programma gedurende de gehele festival periode. Het Delft Fringe Festival hanteert een blokkenschema van 4 voorstellingen per dagdeel per locatie, verdeeld over twee makers. De makers spelen ieder 2 voorstellingen, om en om. Op deze manier start er ieder uur een voorstelling, die maximaal een half uur duurt. Na de voorstelling is er 15 minuten de tijd om een nieuwe voorstelling voor te bereiden, dan wel af te bouwen.

Deze hoeveelheid aan speelbeurten geeft de mogelijkheid om een breed publiek te leren kennen, de voorstelling door te ontwikkelen en inkomsten te genereren.

VERGOEDING

Deelname is voor eigen rekening en eigen risico. Het Delft Fringe Festival biedt de deelnemende makers geen vaste vergoeding. Deelnemende makers krijgen een vergoeding op basis van een partageregeling van 80% voor de maker, 20% voor het festival.

Tijdens het festival betalen bezoekers entree met de zogenoemde Delft Fringe Festival Munt. Eén munt heeft een waarde van € 2,50. Bezoekers betalen bij aanvang van iedere voorstelling 2 festivalmunten entree. Per verdiende munt krijgt de maker dus € 2,00 en het Delft Fringe Festival € 0,50. Munten kunnen na afloop ingeleverd worden in het festivalhart bij het hoofd kassa. Munten kunnen tot de laatste festivaldag 17:00 uur ingeleverd worden.

Bezoekers hebben tevens de mogelijkheid om online een kaartje tot een voorstelling te kopen. Online voorverkoop zal beperkt zijn tot de helft van de locatie capaciteit per voorstelling. Bezoekers betalen per online kaartje één euro extra boekingskosten. De uiteindelijke vergoeding per online verkochte ticket is voor makers gelijk aan de opbrengst van de bezoekers die entree betalen met Delft Fringe Festivalmunten.

De opbrengst per munt is inclusief het op dat moment geldende lage BTW tarief.

Uitbetaling vindt plaats op basis van:

  • facturering: de maker (of een vertegenwoordiger) stuurt een factuur nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa.
  • een gageverklaring: de maker levert een volledig ingevulde gageverklaring in, inclusief kopie paspoort nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa. Maximaal € 163,00 per lid van de groep. Zie https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/handleiding_lh_artiesten_en_ber_sporters_2015_lh0231t51fd.pdf voor meer informatie over de Artiesten- en beroepssportersregeling.
  • payrolling: via een payrolling service stuurt de maker een factuur nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa. Eventueel extra kosten die voor de service gerekend worden, zijn voor rekening van de maker. Voorbeeld van een payrolling service is http://www.raakvlak.nl

Ook is het toegestaan om na de voorstelling met de pet rond te gaan. De opbrengst van de ronde is geheel voor de maker.

ENTREEPRIJS EN KORTING VIA FESTIVALBANDJE

Het Delft Fringe Festival hanteert een vaste prijs van 3 munten per voorstelling. Het is voor maker niet niet mogelijk een andere prijs te hanteren.

Het Delft Fringe Festival doet haar best om het publiek te stimuleren om meerdere voorstellingen te bezoeken, om zo nieuwe makers te ontdekken. De drempel om een voorstelling te bezoeken wordt verlaagd op een uitnodigende manier. Het festival vraagt namelijk voor iedere voorstelling in al haar uitingen (programmaboek en website) een entreeprijs van 3 munten.

Tegelijkertijd biedt het Delft Fringe Festival haar bezoekers de mogelijkheid om een Delft Fringe Festivalbandje aan te schaffen. Dit festivalbandje geeft gedurende het gehele festivalperiode een structurele korting van 1 munt per voorstelling. Voor voorstellingen die dus in de uitingen 3 munten kosten, betaalt de bezoeker slechts 2 munten. De maker krijgt dus altijd de toegekende waarde van 2 munten voor een voorstelling.

De ervaring leert dat makers meer bezoekers krijgen door middel van deze kortingsactie.

VRIJKAARTEN

Het Delft Fringe Festival behoudt zich de mogelijkheid om gasten gratis toegang te geven tot de voorstelling en zal dit onder andere inzetten om programmeurs en professionals de voorstellingen te laten bezoeken ter promotie van de deelnemende makers en het festival. Ook de makers krijgen per dagdeel 2 vrijkaarten. Deze vrijkaarten kunnen enkel ingezet worden door vooraf de gebruikers van de vrijkaarten aan te melden bij de programmeur.

Deelnemende makers kunnen gratis voorstellingen van andere deelnemende makers bezoeken, mits deze niet vol is. Indien een voorstelling niet uitverkocht is, krijgen vrijwilligers gratis toegang tot de voorstelling. Betalende bezoekers hebben ten alle tijden voorrang op niet betalende bezoekers. 

PRODUCTIE EN TECHNIEK

Het Delft Fringe Festival draagt in geen enkel geval en in geen enkele vorm zorg voor de productie van de voorstelling van deelnemende makers. Deelnemers zijn in alle opzichten, zonder uitzondering, verantwoordelijk voor de productie van de voorstelling.

Ook is het Delft Fringe Festival niet in staat om enige vorm technische ondersteuning aan te bieden. Indien er gebruik gemaakt zal worden van techniek, dan zal de deelnemer dit zelf dienen te organiseren en zal altijd in overleg met de locatie moeten worden ingezet. Eventueel deelnemende theaters voorzien ook niet per definitie in techniek. Het gebruik van techniek is op eigen kosten.

Mocht er sprake zijn van technische ondersteuning, dan is het een strikte vereiste dat deze in 15 minuten opgebouwd, dan wel afgebouwd kan worden. Locaties worden namelijk gedeeld met andere makers.

Techniek dient ten alle tijden in overleg met de toegewezen locatie ingezet te worden.

LOCATIES

Het Delft Fringe Festival biedt de deelnemende maker één of meerdere speellocaties aan. De speellocaties zijn veelal van origine niet bestemd als podium. Er is dan ook niet altijd een theateropstelling mogelijk. Het is deelnemende makers daarom vereist om contact opnemen met de toegewezen locatie(s). Er kan kennis gemaakt worden en wederzijdse verwachtingen kunnen uitgesproken worden. Het is niet toegestaan om eigen locaties aan te dragen.

MARKETING & PR

Het marketingteam van het Delft Fringe Festival zet zich in om het festival in algemene zin breed onder de aandacht te brengen. Deelnemende makers zijn verantwoordelijk voor de publiciteit van de individuele voorstellingen. Voorafgaand aan het festival moedigen we deelnemende makers aan promotie te maken. Tijdens het festival is het mogelijk om via parade maken, posters en flyers de voorstelling extra onder de aandacht van de bezoekers te brengen. Via workshops zal er informatie en expertise op het gebied van marketing worden gedeeld.

WORKSHOPS

Het Delft Fringe Festival organiseert twee workshopdagen voor makers, waarbij aanwezigheid verplicht is voor makers die geselecteerd zijn voor deelname.

  • Kick-off & Promo workshop
  • Parade maken

Aan bovenstaande uitgangspunten kunnen geen rechten worden ontleend. Het Delft Fringe Festival behoudt het recht om de Deelnemersvoorwaarden Delft Fringe Festival 2019 ten alle tijden aan te passen. 

Het Delft Fringe Festival is ondergebracht in Stichting Delft Fringe Festival.

Terms and Conditions Delft Fringe Festival 2018

The Delft Fringe Festival is a 13-day festival. The ninth edition will take place from Wednesday 29 May to Sunday 10 June 2018. The festival will take place at approximately 25 different unique locations in the historic center of Delft. More than 50 artist will be invited to participate at the festival. Most performing arts are represented during the festival: music, musical, opera, ballet, modern dance, theater, music theater, family theater, cabaret and others.

The Delft Fringe Festival:

  • creates a warm and inviting environment in which both national and international artists will get to know each other, exchange knowledge and participate in workshops;
  • challenges artists to perform at one or more of Delft’s unique and beautiful locations in the historical city center. Among these locations will be a windmill, a Japanese garden, a house boat, cafés, a church and a town farm. The Delft Fringe Festival challenges artists to integrate these special location into their shows. A synergy between location and performance is highly appreciated by both the organization and the festival visitors;
  • recognized the power of artists being in close proximity to their audience and encourages all forms of interaction between artist and audience;
  • invites programmers, scouts and industry professionals from all over the country to visit the festival, with the aim of actively informing them about the festival’s intention to provide a platform for emerging artist;
  • annually awards a audience prize to the performance with the highest audience rating. The winner of this prize will perform during the opening show at the Delft Fringe Festival 2020 and will also feature on the official campaign of this edition.

Registration for the Delft Fringe Festival is open to all artists from around the world.

Applicants, as well as participating artists, and the Delft Fringe Festival enter into an agreement.

The following applies:

The Delft Fringe Festival sets up a general festival framework, will organize venues, set up a festival program and will take care of the overall promotion and ticket sales of the festival.

APPLICATIONS
Groups can apply via an online application system, which is freely accessible via: http://aanmelden.delftfringefestival.nl.

Applications are accepted until 30 November 2018.

Once an account is created, the artist will have access to a profile. The festival programmers will base their decision on the information provided via the profile. After the login period has elapsed, the programmers make a final selection of approximately 50 artists. This selection is derived on the basis of insight, experience, capacity, diversity, originality and professionalism of the artist and show. The aim is to have a final selection ready in January 2019.

Performing dates, venues and time slots are assigned to participating artists by the Delft Fringe Festival. Artists are free to indicate preferences. The programmers will take these into account as much as possible.

Correspondence about the final selection is not possible.

PARTICIPANTION FEE
The Delft Fringe Festival has a mandatory participation fee of € 50,00 (excl. VAT). This amount only needs to be paid once an artist has been selected for participation at the festival. The participation fee must be paid before 1 February 2019. The participation fee will be used to promote the festival and to organize dedicated workshops for participants.

CANCELLATION OF PARTICIPATION
Once an artists is selected, it will be possible to cancel the participation until 28 February 2019. From 1 March 2019 onwards, it is no longer possible to cancel the participation. Should the artist, for whatever reason, cancel their participation after the deadline, the will be a financial penalty of € 250,00. The participation fee will not be refunded.

PRESENTATION LENGTH
The minimum duration of a performance is 15 minutes and the maximum duration is 30 minutes. It is not allowed to split a full show into several blocks of 30 minutes. It is not allowed to exceed the maximum duration of 30 minutes.

TIME SLOTS
The festival aims to offer all participating artists between 4 and 10 time slots in the regular festival program. The Delft Fringe Festival uses a block diagram of 4 performances per shift (afternoon or evening). Per location, the total amount of slots are divided between two artists. Artists perform two shows per shift. Every hour there will be a performance that lasts 30 minutes. Artist share a location with another artist. Each artists will have 15 minutes prior to the show to prepare themselves. After the show, artists will have 15 minutes to clean up and make room for the next performance.

REMUNERATION
Participation is for your own account and at your own risk. The Delft Fringe Festival does not offer participating artists a fixed fee. Participating artists receive a fee based on an 80% party arrangement for the artist, 20% for the festival.

During the festival, visitors pay an entree fee via the so-called Delft Fringe Festival Coins. One coin has a value of € 2.50. Visitors pay 2 coins entrance at the start of each show. As a result, the artist receives € 2.00 and the Delft Fringe Festival € 0.50 per coin. Coins can be exchanged at the festival heart at the headquarters afterwards.

Additionally, visitors have the opportunity to purchase tickets via the Delft Fringe Festival Website for shows. 50% of the venue capacity is reserved for online sales. The artists receives € 4,00 (incl VAT) per ticket.

The € 2.00 profit per coin includes VAT.

Payout will be available after the last show has taken place, via:

  • An invoice: The artist (or a representative) sends an invoice after the amount of the fee has been determined by the head of finance.
  • A ‘gage verklaring’: The artist provides a fully completed ‘gage verklaring’, including copy of a passport, once the amount of the fee has been determined by the main cashier. There’s a limit of  €163,00 per member of the group. See https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/handleiding_lh_artiesten_en_ber_sporters_2015_lh0231t51fd.pdf for more information (in Dutch).
  • payrolling: via a payrolling service, the artist sends an invoice after the amount of the fee has been determined by the main cashier. Any additional charges charged via the service are at the expense of the artist. An example of a payrolling service is http://www.raakvlak.nl (in Dutch) or https://www.tentoo.nl/en/

ENTRY FEE AND DISCOUNT VIA FESTIVAL BRACELETS
The Delft Fringe Festival has a fixed price of 2 coins per performance. It is not allowed to use a different fee.

The Delft Fringe Festival puts effort into encouraging the audience to visit several shows, in order to discover new artists. The festival stimulates the vistors to visit multiple performances by introducing a discount. The festival initially asks her visitors to pay a fee of 3 coins per performance (as mentioned in the program magazine and and at our website). At the same time, the Delft Fringe Festival offers her visitors the opportunity to purchase a festival bracelet. This festival bracelet gives a permanent discount of 1 coin per show throughout the festival.

FREE ENTRANCE
The Delft Fringe Festival reserves the right to give guests free access to the performance and will, among other things, make it possible for programmers and professionals to visit the performances. Artists also have the possibility to give two visitors per day free access to their show. Guests need to be announced to the program manager. 

Participating artists can visit other shows for free. If a performance is not sold out, volunteers get free access to the show. Paying visitors have a priority over non-paying visitors. 

PRODUCTION AND TECHNICAL SUPPORT
The Delft Fringe Festival does not, in any way, contribute to the technical production of the performance of participating artists. Participants are in all aspects, no exception, responsible for the production of their performance. Also, the Delft Fringe Festival is not in the position to offer any kind of technical support. If technical support is required, the artist will need to organize this him- or herself and this will always need to be arranged in consultation with the location. The use of technology is at your own expense. Theaters also do not provide technical support by default. 

If technical support is required, it is mandatory that within 15 minutes a changeover can be managed. Venues are shared with other artists.

LOCATIONS/VENUES
The Delft Fringe Festival offers participating artists one or more locations/venues. The locations are usually originally not intended as venue or performing location. Therefore a conventional theater setup is not always possible. For this reason, participating artists are strictly required to contact the location(s) that are assigned to them. That way mutual expectations can be expressed. It is not allowed to organize your own locations/venues.

MARKETING & PR
The marketing team of the Delft Fringe Festival is committed to promote the festival in general. Participating artists are responsible for the publicity of the individual performances. Therefore, prior to the festival, we encourage participating artists to promote their shows as much as possible. During the festival it is also possible to promote your shows via posters and flyers.

WORKSHOPS
The Delft Fringe Festival organizes two workshop days for artists. Attendance is mandatory for all participating artists.

  • Kick-off & Promo workshops
  • Parade Skills

The Delft Fringe Festival is housed in the Delft Fringe Festival Foundation.