Deelnemersvoorwaarden Delft Fringe Festival 2025

Het Delft Fringe Festival is een 10 dagen durend festival waarvan de dertiende editie plaatsvindt van dinsdag 27 mei tot en met zondag 1 juni en van donderdag  5 tot en met 8 juni 2025. Meer informatie vind je hier.

Op ongeveer 25 verschillende locaties in de historische binnenstad van Delft presenteren zich ongeveer 25 verschillende nieuwe makers. Deze nieuwe makers spelen een voorstelling van 30 minuten die valt in de categorie uitvoerende podiumkunsten: muziek, musical, opera, ballet, moderne dans, toneel, muziektheater, jeugdtheater, cabaret en kleinkunst. Ook multimedia, live-art, circus en crossovers zijn welkom op het festival. Voorstellingen vinden voornamelijk plaats op prachtige en unieke locaties in de historische binnenstad van Delft. Daarbij presenteert het festival ook steeds meer voorstellingen in de wijken rondom het historische centrum.

Het Delft Fringe Festival kent een open inschrijving. De volgende zaken zijn daarbij van kracht:

ALGEMENE ZAKEN

Het Delft Fringe Festival schept een algemeen festival kader. Het festival faciliteert speellocaties, stelt het programma samen, draagt zorg voor de algemene productie, promotie en kaartverkoop van het festival. Het festival draagt géén zorg voor de de productie van de individuele voorstellingen.

Deelnemende makers en het Delft Fringe Festival gaan een overeenkomst aan.

Je verklaart dat je de rechten bezit dan wel hebt verkregen van het auteursrechtelijk beschermd materiaal (indien van toepassing). Dit geldt voor muziek, tekst en beeld, dat je voor en/of in je voorstelling gebruikt. Rechten voor gebruik van muziek tijdens de voorstellingen regelt het festival via Buma-Stemra.

 

AANMELDEN EN SELECTIE

Makers kunnen zich uitsluitend aanmelden voor deelname via het online aanmeldsysteem, dat toegankelijk is via: http://aanmelden.delftfringefestival.nl.

Aanmeldingen worden geaccepteerd tot en met 30 november 2024.

Nadat een account is aangemaakt, krijgt de maker toegang tot een profiel. Dit profiel dient volledig ingevuld te worden. De programmeurs zullen bij het samenstellen van het programma zich baseren op de informatie die via het profiel wordt verstrekt. Nadat de aanmeldperiode is verstreken, maken de programmeurs een selectie. Problemen met het aanmeldformulier? Mail naar programmering@delftfringefestival.nl 

Deze selectie wordt gemaakt op basis van inzicht, ervaring, capaciteit, diversiteit, originaliteit en professionaliteit.  

Het streven is om de selectie halverwege januari 2025 rond te hebben. Je ontvangt een bericht of je voorstelling wel of niet is geselecteerd voor het festival.

Speeldata, locaties en speeltijden worden door het Delft Fringe Festival toegekend aan deelnemende makers. Eigen locaties kunnen niet aangedragen worden. Tijdens de aanmelding is er een mogelijkheid om algemene voorkeuren aan te geven. De programmeurs zullen hier zoveel mogelijk rekening mee houden. Er kunnen geen garanties worden gegeven dat voorkeuren integraal zullen worden overgenomen.

Vanwege de grote hoeveelheid aanmeldingen die wij jaarlijks ontvangen, kan niet worden gecorrespondeerd over individuele aanmeldingen.

 

ANNULERING DEELNAME

Indien een maker geselecteerd is maar toch afziet van deelname aan het festival, is het tot en met 14 februari 2024 mogelijk om de deelname te annuleren. 

Vanaf 1 maart 2024 is het niet meer mogelijk om de deelname te annuleren. Mocht de maker na 1 maart 2024, om welke reden dan ook, besluiten om niet meer deel te nemen aan het festival, dan worden er annuleringskosten in rekening gebracht van € 250,00, ex. het hoge BTW tarief).

 

MAKERSDAGEN

Het Delft Fringe Festival organiseert twee workshopdagen en één terugkomdag voor makers, waarbij aanwezigheid verplicht is voor makers die geselecteerd zijn voor deelname. Voor deze dagen is een reiskostenvergoeding beschikbaar voor maximaal 2 personen per gezelschap (van €0,23 per gereden kilometer of 2e klas vervoersbewijs in het openbaar vervoer).

Makersdag #1 op vrijdag 14 februari 2025

Makersdag #2 op zaterdag 12 april 2025

Makersdag #3 op maandag 22 september 2025

OVER JE VOORSTELLING

LENGTE VOORSTELLING

De minimale duur van een voorstelling is 20 minuten en de maximale duur is 30 minuten. Het is niet toegestaan om een voorstelling op te delen in meerdere blokken van 30 minuten en te verdelen over meerdere speelbeurten. De voorstelling moet in zijn volledigheid starten en stoppen binnen deze tijdslimiet.

Het is niet toegestaan om een voorstelling langer dan 30 minuten op te voeren. Bezoekers hebben dan geen tijd meer om op tijd bij een volgende voorstelling te arriveren. Niet alleen bezoekers, maar ook andere deelnemende makers worden hiermee benadeeld.

 

AANTAL VOORSTELLINGEN 

Makers spelen minimaal 6 en maximaal 10 voorstellingen tijdens het festival. Het Delft Fringe Festival hanteert een blokkenschema. Elk dagdeel bestaat uit 4 voorstellingen. Op een dagdeel speel je twee voorstellingen op één locatie. Op enkele locaties spelen twee makers ieder twee voorstellingen, om en om. Na de voorstelling is er 15 minuten tijd om een nieuwe voorstelling voor te bereiden en decor klaar te zetten, dan wel af te bouwen. Als je alleen speelt op een locatie, heb je tussendoor rust en hoef je niet om te bouwen.

Deze hoeveelheid aan speelbeurten geeft de mogelijkheid om een breed publiek te leren kennen, de voorstelling door te ontwikkelen en inkomsten te genereren.

PRODUCTIE EN TECHNIEK

Het Delft Fringe Festival draagt in geen enkel geval en in geen enkele vorm zorg voor de productie van de voorstelling van deelnemende makers. Deelnemers zijn in alle opzichten, zonder uitzondering, verantwoordelijk voor de volledige productie van de voorstelling.

Ook is het Delft Fringe Festival niet in staat om enige vorm technische ondersteuning aan te bieden. Indien er gebruik gemaakt zal worden van techniek, dan zal de deelnemer dit zelf dienen te organiseren. Eventueel deelnemende theaters voorzien ook niet per definitie in techniek. Het gebruik van techniek is op eigen kosten.

Mocht er sprake zijn van decor & technische ondersteuning, dan is het een strikte vereiste dat deze in 15 minuten opgebouwd, dan wel afgebouwd kan worden. Het kan namelijk voorkomen dat een locatie wordt gedeeld met andere makers en dat het podium om en om wordt gebruikt.

Techniek dient ten alle tijden in overleg met de toegewezen locatie ingezet te worden.

 

LOCATIES (LOCATIETHEATER)

Het Delft Fringe Festival biedt de deelnemende maker één of meerdere speellocaties aan. De speellocaties zijn veelal van origine niet bestemd als podium. Er is dan ook veelal geen theateropstelling mogelijk en er zijn geen technische faciliteiten aanwezig. Het betreft hier locatietheater. Iedere maker kan er vanuit gaan dat de voorstelling op verschillende locaties zal spelen.

Het is deelnemende makers daarom verplicht om contact opnemen met de toegewezen locatie(s). Er kan kennis gemaakt worden en wederzijdse verwachtingen kunnen uitgesproken worden. Het is niet toegestaan om eigen locaties aan te dragen.

 

MARKETING & PR

Het marketingteam van het Delft Fringe Festival zet zich in om het festival in algemene zin breed onder de aandacht te brengen. Deelnemende makers zijn zelf verantwoordelijk voor de publiciteit van de individuele voorstellingen. Voorafgaand aan het festival moedigen we deelnemende makers aan promotie te maken. Tijdens het festival is het mogelijk om via parade maken, posters en flyers de voorstelling extra onder de aandacht van de bezoekers te brengen. Via workshops zal er informatie en expertise op het gebied van marketing worden gedeeld. Bij deelname ga je ermee akkoord dat jij en/of jouw gezelschap tijdens het festival wordt vastgelegd door een fotograaf van het Delft Fringe Festival. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt voor marketing en publiciteit doeleinden. Uiteraard krijg je het materiaal ook tot jouw beschikking (met vermelding van Delft Fringe Festival en betreffende fotograaf).

 

VERGOEDING MAKERS EN TICKETVERKOOP

Deelname is voor eigen rekening en eigen risico. Het Delft Fringe Festival biedt de deelnemende makers €320 (excl. het op dat moment geldende lage BTW tarief) per dagdeel, per maker, met een maximum van 2 makers per gezelschap. Ticketing verloopt via het Delft Fringe Festival. Toegang tot de voorstelling kost €8,50. 

Bezoekers hebben de mogelijkheid om online tickets te kopen via www.delftfringefestival.nl. Tijdens het festival is er tevens de mogelijkheid om aan de deur te betalen via Tikkie. Kaartkopers hebben ten alle tijden voorrang op kaartverkoop aan de deur. 

Uitbetaling van de totale opbrengsten vindt plaats op basis van:

• facturering: de maker (of een vertegenwoordiger) stuurt een factuur nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa. Check de website van de belastingdienst hoe een factuur eruit moet zien.
• een gageverklaring: de maker levert een volledig ingevulde gageverklaring in, inclusief kopie paspoort nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa. Maximaal € 163,00 per lid van de groep. Zie de website van de belastingdienst voor meer informatie over de Artiesten- en beroepssportersregeling. 
• payrolling: via een payrolling service stuurt de maker een factuur nadat de hoogte van de vergoeding is vastgesteld door het hoofd kassa. Eventueel extra kosten die voor de service gerekend worden, zijn voor rekening van de maker. Zie hier een voorbeeld van een payrolling service.
• kwitantie: de maker (of vertegenwoordiger) is niet ingeschreven bij de KvK en stuurt een kwitantie in plaats van een factuur. 

Het is toegestaan om na de voorstelling met de pet rond te gaan. De opbrengst van de ronde is geheel voor de maker.

Het Delft Fringe Festival vergoedt geen reiskosten, verblijfskosten, opslagkosten, sejours, technische productie tijdens het festival bovenop de eerder genoemde onkostenvergoeding.

 

VRIJKAARTEN

Het Delft Fringe Festival behoudt zich de mogelijkheid om gasten gratis toegang te geven tot de voorstelling en zal dit onder andere inzetten om programmeurs en professionals de voorstellingen te laten bezoeken ter promotie van de deelnemende makers en het festival. Ook de makers krijgen 4 vrijkaarten. Deze vrijkaarten kunnen enkel ingezet worden door vooraf de gebruikers van de vrijkaarten aan te melden.

Deelnemende makers kunnen gratis voorstellingen van andere deelnemende makers bezoeken, mits de voorstelling niet vol is. Indien een voorstelling niet uitverkocht is, krijgen vrijwilligers gratis toegang tot de voorstelling. Betalende bezoekers hebben ten alle tijden voorrang op niet betalende bezoekers.

 

Aan bovenstaande uitgangspunten kunnen geen rechten worden ontleend. Het Delft Fringe Festival behoudt het recht om de Deelnemersvoorwaarden Delft Fringe Festival 2025 ten alle tijden aan te passen. Het Delft Fringe Festival behoudt het recht om af te wijken van bovenstaande voorwaarden. 

Het Delft Fringe Festival is ondergebracht in Stichting Delft Fringe Festival, KvK 69862753 Prof. Snijdersstraat 2, 2628RA Delft